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Privacy

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Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Hier lesen Sie, welche Daten wir beim Besuch unserer Website und bei unserer Arbeit als Immobilienmakler verarbeiten, wofür, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und wie lange wir sie speichern.

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes (DSG) und des Telekommunikationsgesetzes 2021 (TKG 2021).

Verantwortlicher

ROS Realitäten Vermittlung OG
Kaiserstraße 14/9, 1070 Wien

Telefon: +43 664 200 20 27
E-Mail: office@ros-real.at

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt. Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter office@ros-real.at.

Unsere Dienstleister im Überblick

Für den Betrieb der Website und unserer Kommunikation setzen wir Dienstleister ein, die Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Einzelheiten finden Sie in den jeweiligen Abschnitten.

World4You Internet Services GmbH, Linz – Hosting der Website, Domain und DNS
B&G Consulting & Commerce GmbH (Justimmo), Wien – Maklersoftware, Objektdaten und Objektfotos
Plus Five Five, Inc. (Resend), San Francisco, USA – Versand der E-Mails unserer Website
Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin – unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer (Microsoft 365)
ein IT-Dienstleister aus Österreich – Betreuung und Sicherung unserer E-Mail-Postfächer
FADED Filmproduktion e.U., Wien – Betreuung der Website und tägliche Datensicherung, mit Ablage der verschlüsselten Sicherungen bei Dropbox

Besuch der Website

Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der World4You Internet Services GmbH, Wolfgang-Pauli-Straße 2/BT3, 4020 Linz, Österreich, betrieben. World4You verwaltet auch Domain und DNS unserer Website. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser und Betriebssystem. Mit World4You besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Zweck: Auslieferung der Website, Fehleranalyse und Schutz vor Angriffen
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Die Zugriffs- und Fehlerprotokolle des Hostings werden nach zwei Wochen gelöscht.

Schriften und Karte ohne Drittanbieter

Schriften, Programmbibliotheken und die Kartendaten unserer Wien-Karte werden direkt von unserem eigenen Server geladen. Beim Anzeigen der Karte oder der Schriften werden daher keine Daten an Google Fonts, Kartenanbieter oder andere Dritte übermittelt. Die Kartendaten stammen von OpenStreetMap (© OpenStreetMap-Mitwirkende).

Objektdaten und Objektfotos

Unsere Website übernimmt Objektdaten und Fotos aus unserer Maklersoftware Justimmo. Fotos werden grundsätzlich auf unserem Website-Server gespeichert und von dort ausgeliefert. Bei neu eingetragenen Objekten können Fotos vorübergehend direkt vom Bildserver von Justimmo (storage.justimmo.at) geladen werden, bis die Kopie auf unserem Server vorliegt. Das dauert üblicherweise fünf bis 15 Minuten. Bei einem solchen Abruf erhält der Bildserver Ihre IP-Adresse und die für den Abruf nötigen technischen Angaben (etwa Browser und aufgerufene Bildadresse). Justimmo ist dabei unser Auftragsverarbeiter.

Zweck: Anzeige der Fotos des aufgerufenen Immobilienangebots
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der vollständigen Darstellung unseres Immobilienangebots, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Exposés zum Herunterladen

Exposés werden auf unserem Website-Server erstellt. Sie können sie ohne Eingabe von Kontaktdaten herunterladen. Beim Abruf entstehen nur die technischen Verbindungsdaten wie bei jedem anderen Seitenaufruf (siehe „Hosting und Server-Logfiles“).

Merkzettel

Wenn Sie Objekte auf Ihren Merkzettel setzen, speichern wir deren Objektnummern in Ihrem Browser (Local Storage). Die Liste wird dort verwaltet. Ist dauerhaftes Speichern blockiert, bleibt sie nur im aktuellen Tab oder auf der geöffneten Seite erhalten. Damit Ihre gemerkten Objekte mit aktuellen Angaben angezeigt werden können, übermittelt Ihr Browser die Objektnummern beim Aufruf der Merkzettelansicht an unseren Server. Dort werden sie nur für diese Anzeige verwendet und nicht gesondert gespeichert; sie können aber in den technischen Serverprotokollen erscheinen.

Zweck: Speichern der von Ihnen ausgewählten Objekte und Anzeige ihrer aktuellen Angaben
Rechtsgrundlage: Speichern und Auslesen im Browser für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Merkzettel, § 165 Abs. 3 TKG 2021; soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, unser berechtigtes Interesse, Ihnen diese Funktion anzubieten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Die Liste bleibt in Ihrem Browser, bis Sie die Objekte vom Merkzettel entfernen oder die Website-Daten in Ihrem Browser löschen. Sie läuft nicht automatisch ab. Für die technischen Serverprotokolle gilt die Frist unter „Hosting und Server-Logfiles“.

Cookies, Einwilligung und Webanalyse

Aktuell verwenden wir weder Google Tag Manager noch Google Analytics oder andere Webanalyse- oder Werbedienste. Beim Besuch unserer Website werden keine Analyse-Dienste geladen und keine Daten zu Analysezwecken an Google oder andere Anbieter übertragen.

Technisch notwendige Funktionen und von Ihnen angeforderte Dienste, etwa Formulare und der Merkzettel, bleiben verfügbar. Hinweise dazu finden Sie in den jeweiligen Abschnitten. Über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich jeder Seite können Sie den aktuellen Stand aufrufen. Solange keine Webanalyse eingesetzt wird, wird keine Statistik-Einwilligung abgefragt oder gespeichert.

Bevor wir Analyse- oder Werbedienste einsetzen, ergänzen wir diese Datenschutzerklärung und holen die erforderlichen Einwilligungen ein.

Kontakt und Anfragen

Anfrage zu einem Objekt

Wenn Sie über das Formular auf einer Objektseite anfragen, verarbeiten wir: ob Sie als Privatperson oder als Unternehmen anfragen, Anrede, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Firma und Ihre Nachricht sowie das angefragte Objekt.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage, Zusendung von Objektinformationen und der gesetzlich vorgesehenen Informationen (z. B. Nebenkostenübersicht, Belehrung über Ihr Rücktrittsrecht), Vereinbarung von Besichtigungen und unsere Tätigkeit als Makler
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen und Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Anfragen für ein Unternehmen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; gesetzliche Informationspflichten (u. a. FAGG, KSchG, MaklerG), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Maklersoftware. Ihre Anfrage wird an unsere Maklersoftware Justimmo übertragen, in der wir Objekte und Kundenkontakte verwalten. Anbieter ist die B&G Consulting & Commerce GmbH, Mariahilfer Straße 8/11, 1070 Wien. Mit ihr besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Bestätigung. Sie erhalten eine automatische Bestätigung Ihrer Anfrage mit den zugehörigen Dokumenten per E-Mail. Versendet wird sie über den unter „Versand von E-Mails über Resend“ beschriebenen Dienst; eine Kopie geht an unser Büro.

Nachweis der Informationen. Damit wir belegen können, welche Informationen wir Ihnen vor einem Vertragsabschluss übermittelt haben, speichern wir zu jeder Anfrage: Zeitpunkt, angefragtes Objekt, gewählten Fall (privat oder gewerblich), Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht, übermittelte Dokumente und deren Version, gegebenenfalls Ihre Zustimmung zum vorzeitigen Tätigwerden, das Ergebnis der Übermittlung an Justimmo und des E-Mail-Versands sowie einen technischen Hashwert Ihrer IP-Adresse.

Zweck: Dokumentation der übermittelten Informationen und Klärung möglicher Streitfälle über unsere Kommunikation
Rechtsgrundlage: soweit gesetzliche Informations- und Nachweispflichten bestehen (insbesondere FAGG und MaklerG), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; darüber hinaus unser berechtigtes Interesse, Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Der Hashwert der IP-Adresse wird nach 30 Tagen aus dem Nachweis entfernt. Der Nachweis selbst wird drei Jahre nach Ihrer Anfrage automatisch gelöscht. Für Sicherungskopien gilt der Abschnitt „Website-Betreuung und Datensicherung“.

Unverbindliche Suchanfrage über unsere Website

Wenn Sie uns Ihre Suchwünsche senden, verarbeiten wir: ob Sie als Privatperson oder als Unternehmen anfragen, Anrede, Vor- und Nachname, gegebenenfalls Firma und UID-Nummer, soweit von Ihnen angegeben Anschrift und Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse, den gewünschten Kontaktweg sowie Ihre Suchwünsche (z. B. Miete oder Kauf, Objektart, Lage, Budget, Fläche, Ausstattung und Bezugstermin).

Unverbindliche Anfrage. Durch das Absenden schließen Sie weder eine Suchvereinbarung noch einen Maklervertrag ab. Es entsteht keine Zahlungspflicht. Ein allfälliger Vermittlungsauftrag wird gesondert vereinbart.

Zweck: Bearbeitung Ihrer Suchwünsche, Rückmeldung zu Ihrer Anfrage und Vorbereitung eines möglichen Vermittlungsauftrags
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Anfragen für ein Unternehmen unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Bestätigung und Bearbeitung. Ihre Anfrage geht per E-Mail an unser Büro. Sie erhalten eine Bestätigung mit Ihren Angaben und Suchwünschen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Beide E-Mails werden über Resend versendet. Eine automatische Übertragung dieser Suchanfrage an unsere Maklersoftware findet nicht statt.

Dokumentation. Wir speichern die Referenznummer, den Zeitpunkt, Ihre Angaben und Suchwünsche, die Version des Anfrageformulars, den Versandstatus und einen technischen Hashwert Ihrer IP-Adresse in einem nicht öffentlich zugänglichen Bereich unserer Website.

Zweck: Nachvollziehbarkeit Ihrer Suchwünsche für einen möglichen späteren Vermittlungsauftrag und Klärung möglicher Streitfälle
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation unserer Kommunikation und an der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Der Hashwert der IP-Adresse wird nach 30 Tagen entfernt. Der Eintrag selbst wird drei Jahre nach Ihrer Anfrage automatisch gelöscht.

Kontaktformular, E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Betreff und Nachricht), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Nachrichten aus dem Kontaktformular werden über Resend per E-Mail an unser Büro gesendet; auf der Website selbst werden sie nicht gespeichert.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihres Anliegens
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen betrifft; sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir ein Jahr nach dem letzten Kontakt. Entsteht ein Auftrag, gelten die Fristen unter „Speicherdauer“.

Rücktritt über unsere Website

Wenn Sie über unsere Seite „Rücktritt“ von einem Maklervertrag zurücktreten, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Anfrage- oder Objektnummer und, falls angegeben, Ihre Anschrift und ergänzende Angaben. Wir speichern außerdem den Zeitpunkt des Eingangs, die Zuordnung zu Ihrer Anfrage, den Versandstatus der Bestätigung und einen technischen Hashwert Ihrer IP-Adresse. Sie erhalten eine Bestätigung mit dem Inhalt Ihrer Erklärung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs. Sie wird über Resend versendet.

Zweck: Bearbeitung Ihres Rücktritts, Bestätigung seines Eingangs und Dokumentation der Erklärung
Rechtsgrundlage: Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten, insbesondere nach § 13a FAGG, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; die Aufbewahrung der Nachweise zur Klärung möglicher Ansprüche, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Der Hashwert der IP-Adresse wird nach 30 Tagen entfernt. Die Rücktrittserklärung wird drei Jahre nach ihrem Eingang automatisch gelöscht.

Suchagent

Wenn Sie unseren Suchagenten abonnieren, senden wir Ihnen per E-Mail passende neue Objekte zu Ihren Suchkriterien. Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Suchkriterien, die Zeitpunkte von Anmeldung und Bestätigung sowie die Version des Einwilligungstextes. Das Abonnement wird erst aktiv, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail anklicken (Double-Opt-in). Ihre Suchkriterien werden automatisch mit neuen Immobilienangeboten abgeglichen, um passende Treffer auszuwählen. Mit dem Suchagenten speichern wir keine IP-Adresse; für die technischen Serverprotokolle gilt der Abschnitt „Hosting und Server-Logfiles“. Alle E-Mails des Suchagenten werden über Resend versendet.

Zweck: Versand der von Ihnen gewünschten Immobilienangebote und Nachweis Ihrer Anmeldung
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 174 TKG 2021; der Nachweis der Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO, sowie unser berechtigtes Interesse an der Abwehr von Ansprüchen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Abmeldung: jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder per Nachricht an office@ros-real.at
Speicherdauer: Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach sieben Tagen. Ein aktiver Suchagent läuft bis zur Abmeldung. Haben Sie ihn zwölf Monate nicht bestätigt, fragen wir per E-Mail nach; ohne Bestätigung endet er 30 Tage später. Mit dem Ende des Suchagenten löschen wir Ihre Suchkriterien. E-Mail-Adresse, die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Ende sowie die Version des Einwilligungstextes bewahren wir als Nachweis Ihrer Einwilligung noch drei Jahre ab dem Ende des Suchagenten auf, danach löschen wir auch diese Daten.

Schutz unserer Formulare vor Missbrauch

Gegen Spam und automatisierte Anfragen verwenden wir ein unsichtbares Prüffeld, eine Mindestzeit zum Ausfüllen und Begrenzungen wiederholter Anfragen. Für die Begrenzungen bilden wir mit einem geheimen Schlüssel technische Hashwerte aus Ihrer IP-Adresse und Ihrer E-Mail-Adresse. Diese Kennungen dienen dazu, wiederholte Anfragen zu erkennen; sie sind keine anonymen Daten. Captcha-Dienste von Drittanbietern verwenden wir nicht.

Anfrage zu einem Objekt und Suchanfrage: Prüffeld, Mindestzeit; Kennung der IP-Adresse höchstens eine Stunde, Kennung der E-Mail-Adresse höchstens einen Tag
Kontaktformular: Prüffeld, Mindestzeit; Kennungen der IP-Adresse und der E-Mail-Adresse jeweils höchstens eine Stunde
Rücktritt: Prüffeld; Kennung der IP-Adresse höchstens eine Stunde, Kennung der E-Mail-Adresse höchstens einen Tag
Suchagent: Begrenzung der Anmeldungen je E-Mail-Adresse; Kennung der E-Mail-Adresse höchstens einen Tag

Zweck: Abwehr von Spam und automatisierten oder missbräuchlichen Anfragen
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Formulare und Kommunikationssysteme, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: wie oben angegeben; diese Kennungen werden nicht in unsere Datensicherungen übernommen

E-Mail-Versand und E-Mail-Postfächer

Versand von E-Mails über Resend

Für den Versand der E-Mails unserer Website verwenden wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Dazu gehören Anfragebestätigungen, Nachrichten an unser Büro, Rücktrittsbestätigungen und die E-Mails des Suchagenten. Verarbeitet werden Absender- und Empfängeradressen, die enthaltenen Namen und Nachrichten, beigefügte Dokumente sowie technische Versand- und Zustellinformationen. Öffnungen und Klicks in unseren E-Mails werden nicht ausgewertet. Resend wird über unseren Website-Dienstleister FADED eingesetzt und ist dessen Unterauftragsverarbeiter.

Zweck: zuverlässiger Versand und Überprüfung der Zustellung unserer Website-E-Mails
Rechtsgrundlage: für die jeweilige Nachricht die im zugehörigen Abschnitt genannte Rechtsgrundlage; für die technischen Versandkontrollen unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Nachrichten und Versandprotokolle werden bei Resend 30 Tage gespeichert. Sicherungskopien bei Resend werden nach sieben Tagen gelöscht, verbleibende Daten spätestens 90 Tage nach Vertragsende. Die Speicherung in unseren Postfächern ist davon unabhängig.

Resend speichert Daten in den USA. Näheres unter „Übermittlung in Drittländer“.

E-Mail-Postfächer und IT-Betreuung

Unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer werden mit Microsoft 365 der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, betrieben. Der Datenspeicherort ist die Europäische Union. Dort verarbeiten wir Absender- und Empfängerangaben, Nachrichteninhalte, Anhänge und technische Kommunikationsdaten. Nachrichten an office@ros-real.at werden zusätzlich an das Postfach unseres Geschäftsführers im selben Microsoft-365-Konto weitergeleitet.

Ein IT-Dienstleister aus Österreich betreut unsere E-Mail-Umgebung und erstellt Sicherungskopien der Postfächer.

Zweck: Bearbeitung unserer geschäftlichen Kommunikation, sicherer Betrieb und Wiederherstellung bei Datenverlust
Rechtsgrundlage: für die Bearbeitung die Rechtsgrundlage des jeweiligen Anliegens; für Betrieb, Betreuung und Datensicherung unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und verfügbaren Kommunikation, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Nachrichten bewahren wir nach den Fristen des jeweiligen Vorgangs auf (siehe „Speicherdauer“); das gilt für beide Kopien weitergeleiteter Nachrichten. Gelöschte Nachrichten kann Microsoft noch bis zu 30 Tage wiederherstellbar halten. Die Sicherungskopien des IT-Dienstleisters werden 31 Tage aufbewahrt.

Website-Betreuung und Datensicherung

Die FADED Filmproduktion e.U., Zollergasse 2/17, 1070 Wien, betreut unsere Website und hat dafür administrativen Zugriff auf die Website-Systeme. Täglich werden die Website-Datenbank und hochgeladene Dateien gesichert. Die Sicherungen können insbesondere Anfrage- und Rücktrittsnachweise sowie Daten des Suchagenten enthalten. Sie werden auf einem Rechner von FADED in Wien mit AES-256 verschlüsselt und erst danach in einem für uns eingerichteten Dropbox-Ordner abgelegt (Dropbox International Unlimited Company, Dublin, Irland, als Unterauftragsverarbeiter von FADED). Dropbox erhält nur die verschlüsselten Dateien und kann ihren Inhalt nicht lesen. Kurzlebige Kennungen zum Schutz vor Missbrauch werden nicht gesichert.

Zweck: Wartung, Fehlerbehebung und Wiederherstellung nach technischen Störungen oder Datenverlust
Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Aufbewahrt werden die Sicherungen der letzten 14 Tage und je Monat die erste Sicherung für sechs Monate. Daten, die im aktiven System bereits gelöscht wurden, können bis zum Ablauf des jeweiligen Sicherungsstands, also höchstens sieben Monate, darin enthalten bleiben. Sicherungen werden nur zur Wiederherstellung verwendet. Nach einer Wiederherstellung laufen die automatischen Löschungen erneut, und einzeln beantragte Löschungen führen wir nochmals durch. Gelöschte Sicherungsstände kann Dropbox noch bis zu 180 Tage wiederherstellbar halten; auch dort bleiben sie verschlüsselt.

Technischer Betrieb

Für technische Prüfungen verwenden wir eine Testumgebung, die nur nach Anmeldung zugänglich ist und nicht von Suchmaschinen erfasst wird. Sie enthält dieselben Objektdaten wie die öffentliche Website; echte Kundenanfragen oder Suchagent-Abonnements werden dort nicht verarbeitet. Über das Verfahren IndexNow meldet unser Server die Adressen neuer oder geänderter öffentlicher Seiten an teilnehmende Suchmaschinen. Dabei werden keine Besucherdaten übermittelt.

Unsere Tätigkeit als Makler

Interessent:innen

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten, Ihre Suchwünsche, die Ihnen angebotenen und besichtigten Objekte, Kauf- und Mietanbote sowie die für einen Vertragsabschluss nötigen Angaben.

Empfänger: Eigentümer:innen bzw. Abgeber:innen des Objekts, deren Vertreter:innen und Hausverwaltungen, Vertragserrichter:innen (Notariat, Rechtsanwaltskanzlei), bei Bedarf finanzierende Banken – jeweils nur, soweit für das konkrete Geschäft erforderlich
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen und Maklervertrag); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Vermittlung zwischen beiden Vertragsparteien als Doppelmakler sowie Kommunikation mit Ansprechpartner:innen von Unternehmen)

Eigentümer:innen und Abgeber:innen

Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten, Objektdaten und -unterlagen (z. B. Grundbuchauszug, Energieausweis, Pläne, Fotos), Ihre Preis- bzw. Mietvorstellungen sowie die Kommunikation mit Interessent:innen. Objektdaten veröffentlichen wir mit Ihrem Auftrag auf unserer Website und auf Immobilienplattformen; die genaue Adresse nur, wenn Sie zustimmen.

Empfänger: Interessent:innen, Immobilienplattformen, Behörden zur Einholung von Unterlagen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vermittlungsauftrag)

Herkunft der Daten

Wir erhalten personenbezogene Daten grundsätzlich von Ihnen selbst. Soweit es für einen konkreten Vermittlungsauftrag erforderlich ist, erhalten wir außerdem Angaben zu Eigentümer:innen, Mieter:innen und Vertretungspersonen (etwa Namen, Kontaktdaten, Miet- und Nutzungsverhältnisse) von unseren Auftraggeber:innen sowie von Hausverwaltungen. Öffentlich zugängliche Angaben, insbesondere zu Eigentums- und Lastenverhältnissen, entnehmen wir dem Grundbuch.

Zweck: Prüfung und Durchführung des jeweiligen Immobiliengeschäfts
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO gegenüber unseren Auftraggeber:innen; gegenüber anderen betroffenen Personen unser berechtigtes Interesse an der ordnungsgemäßen Vermittlung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sowie gesetzliche Prüfpflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Speicherdauer: nach den Fristen unter „Speicherdauer“

Verhinderung von Geldwäsche

Als Immobilienmakler sind wir gesetzlich verpflichtet, bei Kauf- und Verkaufsgeschäften sowie bei Mietgeschäften ab einer Monatsmiete von 10.000 Euro die Identität unserer Kund:innen und gegebenenfalls der wirtschaftlichen Eigentümer:innen festzustellen und zu überprüfen (§§ 365m ff. GewO). Dazu verarbeiten wir insbesondere Daten aus amtlichen Lichtbildausweisen sowie Angaben dazu, ob Sie eine politisch exponierte Person sind.

Zweck: Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; die dafür erhobenen Daten verwenden wir nicht für Werbung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit §§ 365m ff. GewO
Empfänger: soweit gesetzlich vorgesehen, die Geldwäschemeldestelle und andere zuständige Behörden
Speicherdauer: fünf Jahre nach Beendigung der Geschäftsbeziehung bzw. nach der Transaktion; danach löschen wir die Daten, sofern keine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht

Buchhaltung

Rechnungs- und Zahlungsdaten verarbeiten wir für unsere Buchführung.

Zweck: Buchführung und Erfüllung steuerlicher Aufbewahrungspflichten
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 132 BAO und, soweit anwendbar, § 212 UGB
Empfänger: Steuerberatung und Finanzbehörden
Speicherdauer: sieben Jahre ab dem Ende des maßgeblichen Kalender- bzw. Geschäftsjahres; länger, soweit die Unterlagen für ein anhängiges Verfahren benötigt werden

Speicherdauer

Die Speicherung richtet sich nach dem jeweiligen Vorgang:

Allgemeine Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, löschen wir ein Jahr nach dem letzten Kontakt.
Kunden- und Vermittlungsakten, auch die Daten in unserer Maklersoftware, bewahren wir drei Jahre nach Abschluss bzw. Beendigung des Auftrags auf, weil Ansprüche aus der Vermittlung (etwa Provision oder Schadenersatz) in der Regel innerhalb von drei Jahren verjähren. Buchhaltungsrelevante Unterlagen bewahren wir sieben Jahre auf (siehe „Buchhaltung“).
Bei einem konkreten Rechtsstreit bewahren wir die dafür erforderlichen Unterlagen bis zu dessen Abschluss auf. Das betrifft nur die dafür benötigten Daten.

Die besonderen Fristen für technische Protokolle, Nachweise, E-Mail-Versand, Postfächer und Sicherungskopien finden Sie in den jeweiligen Abschnitten.

Übermittlung in Drittländer

Resend. Beim E-Mail-Versand über Resend werden personenbezogene Daten in den USA verarbeitet und gespeichert. Die gewählte Versandregion Irland betrifft den Versandweg; sie beschränkt die Speicherung nicht auf die Europäische Union. Der Anbieter nimmt am EU-US Data Privacy Framework teil. Soweit die Übermittlung davon erfasst ist, erfolgt sie auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission, Art. 45 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag von Resend enthält zusätzlich EU-Standardvertragsklauseln, Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Microsoft 365. Unsere Postfächer werden in der Europäischen Union gespeichert. Für Support, Wartung und Sicherheit kann Microsoft in begrenztem Umfang auch aus Ländern außerhalb der EU, insbesondere den USA, auf Daten zugreifen. Grundlage dafür sind die Teilnahme der Microsoft Corporation am EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und die EU-Standardvertragsklauseln im Datenschutznachtrag von Microsoft (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Dropbox. Die verschlüsselten Datensicherungen können auch auf Servern von Dropbox in den USA gespeichert werden. Dropbox kann ihren Inhalt nicht lesen. Grundlage sind die Teilnahme von Dropbox am EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Google Tag Manager, Google Analytics oder andere Analysedienste setzen wir derzeit nicht ein. Informationen zu den Garantien für Ihre Daten und eine Kopie der einschlägigen Vertragsgarantien erhalten Sie unter office@ros-real.at.

Ihre Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20).

Ihr Widerspruchsrecht. Wenn wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen; das gilt auch für ein damit verbundenes Profiling (Art. 21 Abs. 2 DSGVO).

Widerruf Ihrer Einwilligung. Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt. Den Suchagenten können Sie über den Link in jeder E-Mail oder durch eine Nachricht an office@ros-real.at abbestellen.

Wenden Sie sich dazu an office@ros-real.at. Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.

Pflicht zur Bereitstellung

Welche Angaben wir benötigen, hängt von Ihrem Anliegen ab. In unseren Formularen sind erforderliche Angaben mit * gekennzeichnet; ohne sie kann das jeweilige Formular nicht abgesendet werden. Zusätzliche Angaben sind freiwillig. Für den Suchagenten benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und die für die Suche nötigen Kriterien. Sie können uns jederzeit auch telefonisch oder per E-Mail kontaktieren.

Soweit Angaben gesetzlich erforderlich sind, etwa zur Identitätsprüfung bei einem Immobiliengeschäft, informieren wir Sie darüber. Ohne diese Angaben können wir das betreffende Geschäft nicht durchführen.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (Art. 22 DSGVO), findet nicht statt.

Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Website, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 29. Oktober 2026